... "Despues de invertir durante años y años en máquinas para aumentar la productividad, hemos llegado a la conclusión que la verdadera aceleración industrial la provocó la transformación de papel, sello y sobre en bits" ...
El correo electrónico es una herramienta que quizas haya multiplicado la actividad empresarial, industrial, tecnica, colaborativa y de mercado por factores incalculables todos ellos. Enviar faxes ya ayudaban, sin embargo era un recurso a racionalizar, el correo eléctronico, sin embargo abre cualquier tipo de barrera en el campo de las comunicaciones personales e intercambio tecnico/tecnológico.
A los que tenemos internet casi desde cuna, nos resulta imposible imaginar como se hacian antes cosas, ahora simples, pero que sin herramientas como el email se antojaban complicadisimas, quizas, simplemente no se hacian, pues ante la falta de recursos, habría menos exigencias; Sin embargo, quien lleve en el mundo laboral mas de diez años, ahora mismo no recordará como desempeñaba antaño el mismo trabajo que desempeña ahora.
Al mismo tiempo es un arma peligroso. La activación de mecanismos de aviso automático ante correo recibido, nos hace despistarnos. El recibir según que noticias o instrucciones por parte de un partner o un superior nos hace cesar en la tarea actual y muchas veces, escribir un correo implica tardar mas tiempo en realizar una gestión que rapidamente se haría por teléfono. Por ello, una vez dominada la técnica, toca racionalizarla y aprender a convivir con ella.
Consejos para un E-MAil eficiente:
- No espere una respuesta inmediata, que llegue de manera instantanea no quiere decir que su interlocutor este continuamente inspeccionandolo.
- Si es realmente urgente, llame.
- Aprenda a enviar correos, utilice correctamente el campo asunto, al menos trate de utilizarlo.
- Existen campos especiales para indicar la urgencia. Aprenda a usarlos. No abuse, no todo lo que envie ha de ser siempre urgente o importante
- El éxito proviene del orden: Clasifique, Etiquete, Ordene, Borre ...
- Parte de las ventajas del Email se pierden en el momento en el que es impreso. No imprima si no es necesario.
- ¿Lo ha impreso?. A ver cuanto tarda en tirarlo a la papelera. ¿Recuerda que en papel no se puede copiar ni pegar?
- ¿Acuse de recibo?. ¿No se fia de su interlocutor?. Si en realidad no llegase, lo notificaría automáticamente el propio servidor.
- La direccion de correo laboral y la direccion de correo personal son diferentes y por tanto, para diferentes usos, distingualas antes de escribirme.
- Los destinatarios se pueden organizar en tres campos. Si se han inventado, alguna función tendrán. Aprenda a usarlos
- Cuando conteste, repliqua la conversación, pero no replique adjuntos. Pesan mucho!
- Si va a adjuntar algo muy grande, por favor, pida permiso, puede ser que este en un dispositivo movil o con una conexión lenta.